Akteneinlagerung

Akten einlagern und schnell wiederfinden, das ist die Dienstleistung, die die Messeler Weilhammer GmbH seit nunmehr 30 Jahren anbietet und das auch im Internet-Zeitalter erfolgreich.

Das papierlose Büro halten mittlerweile schon viele für ein Gerücht. E-Mails, Protokolle werden munter ausgedruckt und abgelegt. In vielen Branchen wie zum Beispiel bei Wirtschaftsprüfern geht es aber gar nicht ohne handschriftliche Notizen, die festgehalten werden müssen. Also sind auch in der digitalen Bürowelt Akten nach wie vor vorhanden. Ein Umstand, der Petra Maria und Stefan Jung schmunzeln lässt. Die beiden verdienen schließlich ihr Geld mit Akteneinlagerung.„Es fällt nach wie vor noch viel Papier an“, sind sich beide einig. Allerdings, räumt Stefan Jung (46) ein, bei den Banken sei der Rückgang schon dramatisch.

Petra Maria Jungs Vater, Wolfgang Weilhammer (70), hatte vor 30 Jahren die Geschäftsidee. Als Mitarbeiter einer Steuerberater- Kanzlei in Frankfurt hatte er selbst genügend Akten, die er archivieren musste. Zehn Jahre sind in der Regel die Aufbewahrungsfristen hierzulande. Da reichte irgendwann der teure Büroraum in Frankfurt nicht mehr aus. Wohin mit den Akten? Weilhammer nutzte erst einmal den Keller in seinem Messeler Eigenheim und fragte sich, warum nicht ein Lager anmieten und noch weitere Akten von Kunden hinzunehmen. Im November 1984 gründete er die Akteneinlagerung Weilhammer GmbH, deren Geschäftsführer er nach wie vor ist, seine Tochter Petra Maria (43) und Schwiegersohn Stefan Jung haben aber inzwischen die operative Leitung des Betriebs übernommen.
Kanadische Bank als erster Kunde

Erster Weilhammer-Kunde war übrigens eine kanadische Bank aus Montreal. Weitere Finanzinstitute sollten mit der Zeit folgen. Rund 230 Kunden betreuen die zwölf Mitarbeiter mittlerweile, darunter auch Rechtsanwälte, wissenschaftliche Institute und Pharma-Firmen – Diskretion ist selbstverständlich. Aneinandergereiht ergibt das eine Aktenlänge von 100 000 Metern. Mehrere Lager in Darmstadt und Umgebung stehen zur Verfügung. Künftig soll sich das Geschäft mehr auf Messel konzentrieren. Hier konnten die ehemaligen Tupperware-Räume am Bahnhof angemietet werden. „Für uns genügend Fläche zur Expansion“, erklärt Stefan Jung.

Der gelernte Berufskraftfahrer stieß 1990 zu dem Betrieb: „Der Markt war ganz neu, ich sah darin eine Chance, mich zu verwirklichen.“ Jung hat Akten bei Kunden selbst abgeholt, Regale montiert und Ordner eingeräumt. Er weiß, worauf es in der Branche ankommt. „Umzugskisten einlagern, das kann jede Spedition machen“, stellt er fest. Weilhammer biete eben mehr. Jede einzelne Akte beziehungsweise jeder Ordner werde beim Eingang registriert und erhalte einen Barcode. So könne die kleinste Handakte ganz schnell über das selbst entwickelte Online-System wiedergefunden und die Historie jedes Ordners verfolgt werden.

Und da alles elektronisch hinterlegt sei, könne es auch nicht zu Doppel-Bestellungen kommen. „Alles schon vorgekommen“, berichtet Petra Maria Jung. Da fordere ein Abteilungsleiter eine Akte an, die sein Mitarbeiter schon längst wieder auf dem Schreibtisch hat. Solche „Fehlerquellen“ könnten mit dem Barcode-System einfach geortet und abgestellt werden. Die Steuerfachgehilfin ist nach der Geburt ihrer zwei Töchter 2005 in den elterlichen Betrieb eingestiegen.

Abgerechnet wird in der Regel monatlich je nach Menge der gelagerten Akten. Aus Wettbewerbsgründen lässt sich Stefan Jung dazu keine Zahlen entlocken. Nur so viel: „Je mehr eingelagert wird, desto weniger ist je Meter zu zahlen.“ Mengenrabatt also. Richtschnur ist dabei die beanspruchte Regallänge. Relativ gesehen muss also der Privatkunde, der nur ein paar persönliche Dinge aufbewahren will, mehr zahlen als eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit hunderten von Regalmetern.

Beide Kunden, ob groß oder klein, profitieren aber vom gleichen Service. Die Akten werden vor Ort von festangestellten Weilhammer-Mitarbeitern im Firmenauto abgeholt und bei Bedarf innerhalb von zwei Stunden im Rhein-Main-Gebiet auch wieder zurückgebracht. Versichert sind sie zum Sachwert. Und wenn sich die Kunden in ihren Aktenbergen nicht mehr zurechtfinden, bietet Weilhammer professionelle Aufräumhilfe an.

„Die Lagerräume sind elektronisch gesichert und kameraüberwacht“, berichtet Stefan Jung. Auch elektronische Zugangskontrollen seien selbstverständlich. Eine Sprinkleranlage gebe es bewusst nicht, da sich Papier und Löschwasser nicht so gut vertragen. Feucht- und lichtgeschützt sei normales Papier gut lagerfähig, so Jung. In den Hallen herrsche eine Raumtemperatur von acht Grad.

Wer Akten einlagert, vernichtet sie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Containerweise bringen Mitarbeiter die datensensible Fracht zu zertifizierten Vernichtern. Dort wird Metall und Kunststoff getrennt, das Papier zerschreddert und recycelt. „Am Ende entsteht vielleicht Klopapier“, lacht Stefan Jung.

Als „zuverlässiger Aktengastgeber“ sehen sich die Jungs im zunehmend schärfer werdenden Wettbewerb gut aufgestellt. Auch die vielen Dumping-Angebote aus Osteuropa können sie nicht schrecken. Akteneinlagerung sei schließlich Vertrauenssache, und das beherrsche man nun schon seit 30 Jahren. Im Rhein-Main-Gebiet sei man mittlerweile das größte Familienunternehmen in dieser Branche mit einem Umsatz von 1,5 Millionen Euro im vergangenen Jahr, Tendenz steigend.

Steckbrief: Akteneinlagerung Weilhammer GmbH Branche: Logistik

Produkte: Akteneinlagerung, Hol- und Bringdienst, Vernichtung von Akten, Registrierung

Standorte: Messel (Zentrale), Darmstadt

Umsatz: 1,5 Millionen Euro

Geschäftsführer: Wolfgang Weilhammer und

Petra Maria Jung

Gründung: 1984

Mitarbeiter: 12

Kunden: Banken, Pharma-Industrie, Hochschulen, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Privatleute u.a.